صقر قريش
نائب مدير
عدد المساهمات : 107
تاريخ التسجيل : 14/01/2013
 |  موضوع: عمل الجرد السنوى لمكتبة المدرسة  السبت مايو 04, 2013 9:58 pm | |
| عمل الجرد السنوى للمكتبة
** مرحلة الاعداد للجرد :-
أ - يقوم أمين المكتبة بالمطالبة بالكتب التى تمت استعارتها من قبل سواء العاملين أو الطلاب قبل اجراء الجرد بمدة كافية .
ب - يتقدم أمين المكتبة بطلب لمدير المدرسة لاجراء الجرد السنوى .
ج - يقوم مدير المدرسة باعداد و تشكيل لجنة الجرد و هم دائما من أعضاء لجنة المكتبة .
د - يحرر محضر تشكيل لجنة الجرد مبينا عليه موعد بدء و انتهاء الجرد و يوقع عليه من الجميع مع اعتماده من مدير المدرسة و هو المستند رقم ( 1 ) .
** مرحلة الجرد الفعلى :-
1- يقوم أعضاء لجنة الجرد بجرد المكتبة جردا فعليا .
2- بعد الانتهاء يتم اعداد كشوف بأسماء الكتب المستهلكة و كشوف أخرى بأسماء الكتب الفاقدة
( م - الرقم العام - اسم الكتاب - اسم المؤلف - الثمن - ملاحظات )
3- ضرورة أن يكون عدد الكتب المشتراه خلال العام أكثر من عدد الكتب المراد استهلاكها .
4- ضرورة التأكد من النسب القانونية للمستهلك / الفاقد .
5- يحظر ترك الكتب المستهلكة داخل المكتبة بعد الموافقة على الاستهلاك .
** مرحلة الاجراءات المالية و الادارية :-
أ - بعد الانتهاء من الجرد و حصر الكتب بالطريقة سالفة الذكر يتم تحرير محضر بذلك موقع عليه من أمين المكتبة و لجنة الجرد و يعتمد من مدير المدرسة .
ب - محضر الجرد من أصل و صورتين يتم حفظ أحد الصور بالمكتبة مؤقتا لحين الاعتماد و ترسل الأصل و صورة واحدة لتوجيه المكتبات للفحص من الموجه المتابع و الموجه الأول و اعتمادها من مدير عام الادارة .
ج - يرسل الأصل للمدرسة للعمل به و يحتفظ التوجيه بالصورة .
د - فور استلام المدرسة للجرد يتم تسليمه لأمين المكتبة لخصم الكتب من اليومية .
ه - يتم الخصم بوضع خط أحمر بالمسطرة على بيانات الكتاب مع عدم طمس هذه البيانات و بقائها واضحة ابتداء من الرقم العام و وصولا لنهاية السطر عدا خانة الملاحظات يدون فيها
( مستهلك عام ....... ) أو ( فاقد عام ......... )
و - يتم حفظ الجرد فى ملف الجرد السنوى .
** حالات خاصة :-
* يتم وضع كشوف الكتب التى تم ارسالها لمدرسة أخرى المخصومة أصلا من عهدة المكتبة مع ضرورة حفظ أذون 111 ع . ح الدالة على الارسال فى ملف الجرد السنوى أما أذون 1 حكومة فيتم وضعها فى ملف الأذون .
* يضاف الى كل ما سبق عرضه بيان احصائى تحليلى لعملية الجرد | |
|
