موضوع: طريقة استخدام سجل قيد المصروفات المدرسية الجمعة فبراير 22, 2013 1:45 pm
طريقة استخدام سجل المصروفات المدرسية
* الدفتر 123 ت.ع ، و الدفتر 33 ع.ح من أهم الدفاتر و أكثرها استخداما بالمدارس و هى كلآتى :- 1- يستخدم دفتر 123 ت.ع لتحصيل الأموال الغير أميرية و هو يتكون من قسائم بأرقام مسلسلة و كل منها أصل و صورة الأصل و هى القسيمة البيضاء تبقى ثابتة بالدفتر و الصورة الحمراء تعطى للدافع . 2- يستخدم دفتر 33 ع.ح لتحصيل الأموال الأميرية و هو يتكون من قسائم بأرقام مسلسلة و كل منها أصل و صورتين و الأصل هى القسيمة البيضاء و تبقى بالدفتر و الصورة الحمراء تعطى للدافع بينما الصورة الزرقاء ترسل مع العلم و المستندات الى الحسابات بالادارة للتسوية . 3- يجب ختم جميع القسائم بخاتم شعار الجمهورية الذى يحمل اسم المصلحة . 4- يجب عند استلام الدفتر فرز جميع قسائمه و التأكد من أن الدفتر سليم و خالى من الشوائب و يكتب على ظهر أول قسيمة اقرار بذلك . 5- لا يجوز الكشط أو المحو فى القسائم نهائيا و فى حالة الخطأ يشطب بخط خفيف باللون الأحمر و يتم تصحيح الخطأ باللون الأحمر ثم يوقع بجانبه السكرتير و مدير المدرسة . 6- مدة استعمال الدفتر شهرين من تاريخ أول قسيمة به و يجوز مد هذه المدة شهرين آخرين اذا دعت الضرورة بموجب مذكرة معتمدة من مدير المدرسة و لا يجوز استعمال الدفتر بعد ذلك نهائيا و تلغى باقى قسائمه . 7- يستخدم الكربون ذو الوجهين فى الدفاتر المالية . 8- لا يجوز استخدام دفترين من نوع واحد فى وقت واحد بالمدرسة . 9- يكتب على ظهر آخر قسيمة مستعملة بيانا يوضح المبلغ الاجمالى بالأرقام و الحروف و أنه محصل من القسيمة رقم ...... بتاريخ ...... الى القسيمة رقم ....... بتاريخ ........ و تم توريده الى بنك ...... بالايصال رقم ...... بتاريخ ....... و يوقع عليها السكرتير و مدير المدرسة . 10- اجراء المراجعة الحسابية للجمع و الترحيل قبل التوريد حتى لا يتم بأقل أو أزيد من القيمة الصحيحة طبقا لتعليمات اللائحة المالية . * الأخطاء الشائعة فى استخدام الدفاتر المالية 123 ت.ع ، 33 ع.ح :- 1- عدم فرز جميع قسائم الدفتر عند استلامها و التأكد من سلامتها و خلوها من الشوائب . 2- استخدام الدفتر أكثر من أربعة أشهر . 3- عدم توريد المتحصلات فى نفس تاريخ استخراج القسائم . 4- استخدام أكثر من دفتر من نوع واحد فى وقت واحد . 5- عدم استخدام الكربون ذو الوجهين . 6- عدم تلحيق القسائم أو الخطأ فى الجمع عند تلحيق القسائم . 7- الكشط أو المحو أو تغيير بيانات بالقسائم بعد استخراجها . 8- نزع أصول القسائم من الدفتر .